O que é eSocial, para que serve, vantagens e como utilizar?

Em 2018 muitas empresas foram surpreendidas com a adoção de mais uma exigência governamental, o eSocial. Mesmo depois de tanto tempo do início desse projeto, diversas organizações ainda têm dificuldades para entender o que é eSocial, as vantagens, como ele funciona e quais as melhores formas de colocá-lo em prática. 

Se você ainda tem dúvidas sobre o eSocial, o que é e para que serve, e quer entender melhor sobre ele, continue com a gente! Vamos tirar todas as dúvidas. 

O que você vai ver neste post?

• O que é eSocial?
  • Quem deve fazer o eSocial?
  • Quais são as vantagens do eSocial?
• Como funciona o eSocial nas empresas?
  • Existe penalização para quem não cumprir com o eSocial?
• Quais são os desafios do eSocial?

O que é eSocial?

O eSocial é um projeto do Governo Federal (já em vigor desde 2018) instituído através do Decreto nº 8.373/2014 onde por meio de uma plataforma online, unificou a entrega de obrigações da área trabalhista para empresas. 

Esse sistema, que é uma iniciativa da Secretaria da Receita Federal do BRasil (RFB) junto à Caixa Econômica Federal (CEF), com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e com o Ministério do Trabalho (MTB), tem o objetivo de facilitar os processos que envolvem obrigações fiscais e reduzir a burocracia ao reportar as informações necessárias para o Governo. 

De acordo com o Serasa Experian, podemos dizer que é um sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tais como: realização e controle da folha de pagamento, recolhimento do FGTS do colaborador, comunicação de demissões e admissões, notificações sobre acidentes de trabalho, bem como outras exigências governamentais para empregadores. 

Se mesmo assim você ainda está se questionando “para que serve o eSocial”, saiba que embora essa prática otimizada pareça óbvia, ela não é! Não muito tempo atrás, todo esse processo era feito de forma bem burocrática, cheio de papéis, formulários e várias plataformas. Com o eSocial, tudo isso se torna mais prático. 

Para você ter uma ideia de tudo o que envolve o eSocial, aqui vai uma lista com todas as obrigações que formam o sistema: 

• GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações Previdenciárias;
• RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
• CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, com a finalidade de manter controle sobre as admissões e as demissões dos funcionários que trabalham sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
• LRE: Livro de Registro de Empregados;
• CD: Comunicação de Dispensa;
• CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
• DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social;
• PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
• PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
• Folha de pagamento.

Quem deve fazer o eSocial?

O eSocial é obrigatório para todas as empresas, pessoas jurídicas (inclusive para MEI’s) e pessoas físicas que tenham pessoas com vínculo empregatício, incluindo colaboradores domésticos, no sistema. Existe uma diferenciação para as informações referentes a colaboradores domésticos (PF) e empresas/pessoas jurídicas. 

O grande objetivo de tudo isso é ajudar empregadores a cumprirem suas obrigações de uma forma mais rápida e prática.

Quais são as vantagens do eSocial?

As principais vantagens do eSocial para empresas estão relacionadas à otimização de tempo para empresas e empreendedores no momento de cumprir com as obrigações perante o Governo. 

Ao invés de despender muito tempo em diversas plataformas e sistemas, preenchendo inúmeros documentos para estar em dia com as obrigações relacionadas aos seus colaboradores, você irá acessar apenas uma plataforma que, por sua vez, tem uma forma mais prática para a entrega de documentos. 

As vantagens não são apenas para as empresas, mas também para o Governo, que conseguirá administrar melhor todas as informações recebidas, e, até, para os trabalhadores, visto que o sistema registra sem falhas as informações relacionadas ao período de trabalho do colaborador. 

Como funciona o eSocial nas empresas?

Vendo a complexidade da ferramenta, já dá para notar que quando chegamos do âmbito das empresas, não é algo tão simples, não é verdade? 

A forma como fazer o eSocial exige que empresas e empregadores revisem todo o processo interno de gestão de pessoas, ou seja: RH, administração de pessoas, processos jurídicos, tributários e fiscais.

Para colocar o eSocial em prática, algumas coisas são importantes. São elas:

• Ter a documentação dos colaboradores em dia, isso significa: todos os documentos registrados bem como o histórico do trabalhador;
• Manter o time responsável por questões trabalhistas informados sobre qualquer atualização de obrigações junto ao governo;
• Ter acesso a ferramentas de assinatura eletrônica que sejam legalmente reconhecidas e válidas para o eSocial;
• Sempre verificar se o modelo dos arquivos salvos, são compatíveis com os aceitos pela plataforma; 
• Estudar a fundo o sistema do eSocial.

Logo de cara, saiba que o sistema é composto por eventos – fatos diversos que podem acontecer durante a vida do colaborador na área jurídica e trabalhista. Os eventos possuem prazos de entrega variados e são divididos em eventos iniciais e de tabelas, eventos periódicos e eventos não periódicos (são 48 eventos dentro da plataforma). 

Cada novo evento que surgir, poderá ser atrelado a novas obrigações e assim por diante, então é necessário acompanhar todas as etapas dos eventos junto à plataforma. 

Conheça um pouco melhor a dinâmica dos eventos do eSocial:

Existe penalização para quem não cumprir com o eSocial?

Sim. As empresas que não cumprirem as regras do eSocial podem ter que arcar com multas relacionadas às legislações específicas, que podem chegar até R$ 180 mil. 

Isso significa que, mais do que nunca e cada vez mais, a fiscalização está forte e acontecerá em tempo real, ou seja: atente-se ao envio de informações nos prazos adequados bem como aos registros em cada um dos eventos. 

Quais são os desafios do eSocial?

Diante das necessidades de atualização constante, é importante manter todos os envolvidos em dia com as atualizações governamentais, bem como aos padrões da Receita Federal para o eSocial.

Validar dados e adequar os procedimentos internos para que tudo esteja funcionando de acordo com as exigências. Para isso, é importante contar com um time trabalhista qualificado, investir em treinamento de equipe e ter altíssimo controle sobre as informações cadastrais dos colaboradores. 

Nesse cenário, é pertinente buscar softwares de gestão para eSocial, onde você possa, de forma mais prática e objetiva, preencher os dados necessários, validar esses dados e integrar essas informações com o sistema do Governo, ao invés de depender apenas do e-mail ou de mensagens via WhatsApp para guardar e gerir o recebimento de documentos e informações.

Esperamos que você tenha conseguido entender mais sobre o eSocial e como ele é aplicado às empresas. Inclusive, se você está em busca de soluções para ajudar você na rotina contábil, fiscal e jurídica da sua empresa, não deixe de visitar o nosso site e conhecer as nossas soluções!

Até a próxima.